【誰にでも伝わる】プレゼンで押さえておきたい3つのこと

コミュニケーションスキル
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現代社会では会社に属していると、必ずと言っていいほどプレゼンをする機会があると思います。(一部職種は異なると思いますが)

いざ色々と準備をして本番を向かえたものの、どもリアクションが薄い。伝わっているのか使わっていないのかがわからない。成功体験がない状態だと不安が大きいと思います。

誰にでも伝わるプレゼンができればなぁ~

そう思った方は是非参考にしてみてください。

コミュニケーションスキル全般についてはこちら:コミュニケーションスキルを理解する

ふつサランの紹介

社会人歴15年の中堅サラリーマン。10年前に外資系企業に転職した時に、このままのスキルでは生き残っていけないと悟り一念発起。知的レベルを向上するためTOEIC、中小企業診断士の資格を取得した。これまでに1000回を超えるプレゼンテーションを行いノウハウを蓄積させてきた。現在はサラリーマン兼業経営コンサルタントとして活躍中。

そもそも伝わるプレゼンってなに?

「伝えるプレゼン」と「伝わるプレゼン」の違いを理解する

伝えるプレゼンとは自らが発信したい情報を一方向で伝えることです。

伝わるプレゼンとは相手の立場・状況を踏まえた上で、聴講者側に自分事と感じさせ行動を促すことです。もっというと、聞き手の立場に立ってどのように言葉を表現すれば理解できるか、どのようなストーリーで展開すれば気持ちが動かくかを考えてプレゼンを行うことです。

この二つで決定的に異なるのはプレゼン後の結果です。当然伝えるプレゼンではただ聞き流しているだけで終わり、こちら側の思惑通りには進みません。

伝わるプレゼンを心がけることで、結果に繋がります。

プレゼンが伝わらない原因はここにある

事前準備が不十分だったから

プレゼンが上手く伝わらない(失敗する)理由の多くは事前準備不足にあります。事前準備とはプレゼンをするにあたっての情報収集から資料作成、プレゼン練習までの一連の作業のことを指します。

このいずれかの工程が不十分だと本番当日に自信がなく、目的が曖昧なまま情報を発信ししてしまい、結局何が言いたかったのか、わからなかったといった伝わるプレゼンとは程遠い結果になってしまいます。

一方的に情報を発信しているから

事前の調査と練習はしっかりと行ったものの、自分が伝えたいことだけをプレゼンしていると何も心に響きません。

例えば「商品AはBより遥かに優れているので、是非お一つ購入してください」や「今月の売上は全国の支店に後れを取っているのでなんとか頼む」といった感じで、自分が困るからやって欲しい、買ってほしい、○○して欲しいというお願いでは人は動きません。

逆の立場だと何言っているんだかと思いますよね。

場のデザインが適切ではなかった

事前の情報収集に事前準備も完璧だった。だけれども、上手く伝わらなかった。そんな時は場のデザインが上手く設定できていなかった可能性があります。

場のデザインとはどこの会場でやるのか?席の配置はどうするか?どんな演出で行うか?プレゼンの場に見方がいるか?といったなど、プレゼンをする際のシチュエーション全般を指します。

例えばその場に誰がいて、どの席順に座っているかでも隣の人との情報交換により影響を受けるので、情報の受け取り方が変わるでしょうし、事前にキーパーソンにネゴシエーションをしておくことで話が通りやすくなることもあります。

有名なプレゼンターとしてアップル社の元CEOスティーブジョブズがいます。彼は大事なプレゼンの前には何日間も掛けて、繰り返し練習をしていました。照明のタイミング、スライドの映し方、音の大きさ、ありとあらゆることにこだわっていたそうです。

日々のビジネスの場ではそこまで細かく気にすることはできませんが、頭に入れておくと

プレゼンが伝わり、反応を得るためには細かな場のデザインも重要となります。

伝わるプレゼン実践テクニック

事前準備段階

目的を明確にする

まずはプレゼンを行う目的を明確にしましょう。ある議題について合意形成を取りたいのか、上司の同意を取りたいのか、相手に期限内に行動してほしいのか様々な目的が存在します。

ここが曖昧なままだとプレゼンそのものに意味を持たず、無意味な時間を過ごすことになります。

Who what howを明確にする

プレゼンを「誰に」「何を」「どのように」するのかを明らかにしましょう。対象者(who)が顧客なのか、社内の同僚もしくは上層部なのかにより伝えたい内容、表現方法が変わります。

何を伝えたいか(what)目的を達成するためには、どんなメッセージを伝えればよいのかを検討します。PC購入の稟議を通したいのであれば、購入することによる社員・会社に対するメリットを提示した上で、「購入するための経費をください」というメッセージが必要になります。

ただ単にパソコンが5年経過しパフォーマンスが落ちてきています以上。だけではそれで何がいいたいの?となりますので、しっかりと何をしたいのかを伝えましょう。

本番に向けた事前の交渉を行う

当日のプレゼンの場に味方がいることは非常に重要です。特に社内向け、BtoBのビジネスの場ではキーパーソンがどう考えているかにより結果が大きく左右されます。

可能であれば、事前にプレゼン内容、自分が実現したいことをキーパーソンに相談を持ち掛け共同で準備を行えると良いでしょう。アドバイスをもらうだけでも十分です。キーパーソン本人も自分が意見した案件なので、ないがしろにはできません。当日は仲間として後方で支援してもらえるでしょう。

プレゼン実行段階

ここまでくるとあとはプレゼン当日に伝えるだけです。自信を持っていきましょう。

使えるテクニック

  1. 聴講者一人一人の目を見ながら話す。Zに視線を移したり、うなずいている人を目掛けてみるとこちらのこころも落ち着きます。
  2. 強調したい箇所は繰り返して伝えます。冒頭、中盤、最後と3回は伝えたいメッセージを届けましょう。
  3. 話すスピードは10秒60文字くらいが良いです。落ち着いてゆっくりと話すことで自信をもって話している印象を与えられます。
  4. 時にはあえて間を作ってみます。特に重要なポイントを伝えて相手の反応を見たい時に話すのをやめます。間が気まずい方は心の中で3秒数えましょう。すると相手から何かしらの反応がきます。もし何もリアクションがない場合でも、これについていかがでしょうか?と投げかけることで反応が分かるでしょう。
  5. 重要な決議の時にはキーパーソンに話を振ることも大事なテックニックです。事前に話を振るのでフォローをお願いしますと交渉し、当日○○さんはどう思いますか?と話を振ることでサポートする意見を貰え、その場もプレゼンターにとって有利な雰囲気になります。

フォロー段階

プレゼン後には関係者にお礼を伝えましょう。次回からの味方になってくれます。また行動に移してもらいたい場合には、当日もしくは翌日にはリマインドのメールを送ることで抜け漏れをなくすことができます。

伝わるプレゼンまとめ

今回は伝わるプレゼンについてまとめました。

伝えるプレゼンと伝わるプレゼンでは結果が大きく異なる

伝わるプレゼンは事前準備で決まる

繰り返し練習をすることでスキルがあがる

今回も参考になれば幸いです。

コメント

  1. […] プレゼンテーションスキルはこちら【誰にでも伝わる】プレゼンで押さえておきたい3つのこと […]

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